こんにちは、静岡市葵区の弁護士浅野智裕です。
今回は内容証明のことを書きたいと思います。
私は仕事で内容証明を頻繁に使っているので慣れているのですが、一般の方にはなじみがないと思います。もし内容証明を受け取ったら驚かれる方もいるかもしれません。
まず内容証明とはどのようなものかを説明します。
一般的に手紙は証拠となると思われがちですが、自分が作成した手紙を相手に出したという事実を証明しようとする場合、手紙のコピーでは不十分なのです。自分が手紙を作成したということまでは裁判所も認めてくれると思いますが、それを相手に出したかどうかは郵便局には証拠は残りません。相手に郵便が実際に届いていたとしても届いていないと言われてしまうと証明できないことになります（実際には届いていたとしてもです）。そうならないようにするために内容証明があります。
内容証明は、簡単に言えば郵便局が出した手紙の謄本（写しと思えばいいです）を保管する制度です。この内容証明を使えば、郵便局が自分が作った手紙を相手に郵便で出したことまで証明されることになります。そうすると、自分の作成した手紙を相手に出したことまで証明できることになります。
これで十分と思われるかもしれませんが、実は十分ではありません。法律上、多くの場合、出した手紙の効力が発生するには相手に届いたことまで証明する必要があります。内容証明は郵便を出したことまでしか証明してくれず、相手に届いたことまで証明してくれません。
そのため、配達証明というオプションをつける必要があります。だいたい内容証明と配達証明はセットで利用されることが多いです。私も内容証明は全部配達証明つきで出していると思います。
配達証明は、郵便局が相手に届けたことまで証明してくれます。したがって、配達証明まであって初めて、自分の作成した手紙を相手に出して、相手に届いたことまで証明することができるのです。
具体的に内容証明はどのようにして出すのでしょうか。
まずは内容証明の書面を作成する必要があります。
内容証明は書式が決められています。これ以外の書式で作成しても窓口では受け付けてもらえません。
まず文書は1通のみで添付書類はつけられません。ですから資料のコピーも同封したいとしても内容証明では出せません
次に一般的な文字、記号のみになります。外字などは受け付けてもらえないことがあります。
そして、形式は
縦書きの場合1行20字以内、1枚26行以内
横書きの場合1行20字以内、1枚26行以内
というのが一般的になります。
厳密にいうと上記は謄本の形式なので実際に送るものは違ってもいいのですが、違う形式の文書を2種類作ることになるので、多くは謄本の形式で3通作ります。
そして、これを3通同じものを用意して、郵便局に行って、内容証明、配達証明で依頼することになります。局員の方が形式などを確認して、問題なければ受け付けてもらうという流れです。静岡市ですと中央郵便局など大きな郵便局しか受け付けてない場合があるので事前に調べておくほうが良いです。
https://map.japanpost.jp/p/search/
こちらから郵便局を調べれば内容証明を取り扱っているか確認をできます。
参考までに内容証明の文案を上げておきます。
賃貸借契約の解除通知（催告と同時に停止条件付解除をする場合）
当事務所では代理人による交渉だけでなく書面作成も承っておりますので、もし内容証明でお困りの場合には当事務所にお問い合わせください。